Аутсорсинг печати

Система Управления Документооборотом

Несмотря на рост качества цифровых коммуникаций и заманчивости безбумажного документооборота, печать документов продолжает иметь решающее значение для функционирования большинства предприятий. Современные процессы по печати и обработке документов становятся все более сложным, следовательно более дорогостоящим, и в соответствии с отраслевыми оценкам, составляют 1-3% от оборота организации.

В конкурентной среде современного бизнеса, печать требует такого же стратегического фокусирования средств, как другие элементы ИТ-инфраструктуры. Преимущества перехода на Систему Управления Документооборотом (MDS) очевидны, тут и сокращение затрат на предприятии, и повышение производительности труда, обеспечение конфиденциальности и секретности информации, поддержка целевых экологических показателей за счет более эффективных методов печати.

Стоимость отпечатка

Реальность такова, что большинство организаций просто не знают, во сколько обходится им печать документов и зачастую не могут ответить на следующие основные вопросы, связанные с печатью:

• • Какое количество принтеров и МФУ используется оптимально?
• • Сколько всего страниц печатаются ежемесячно?
• • Каковы текущие расходы печатающих устройств?
• • Объём общих затрат предприятия на печать?

Есть основная причина, почему организации уделяют так мало внимания этому. Контроль за печатью как правило разделен между департаментами ИТ, закупки, управления объектами, непосредственно руководителями отделов и даже отдельными пользователями. Эти группы обычно работают независимо друг от друга, владеют рядом печатающих устройств от совершенно разных производителей с несовместимыми программным обеспечением, расходными материалами и запасными частями.

Отсутствие координации закупок делает документооборот не только трудоемким, но и дорогостоящим за счет снижения покупательной способности, усложняет контроль за процессами документооборота. Неуправляемость печатной среды приводит к снижению производительности труда из-за неэффективного использования рабочего времени конечными пользователями, а также создает перманентные проблемы при необходимости обращения в техподдержку, связанных с управлением процессов хранения и повторного заказа расходных материалов.

Неконтролируемая печать также поднимает вопросы безопасности, т.к. не только печатаются документы как потенциальный источник утечки данных, но многие устройства также могут хранить информацию в памяти или на жестком диске, что создает дополнительные риски для безопасности документов.

Когда речь идет о совокупной стоимости владения (TCO), большинство организаций не в полной мере понять скрытые затраты на печать. Это относится не только к стоимости приобретения оборудования, но и текущие расходы, такие как затраты на расходные материалы, на обслуживание и поддержка, и наконец, на запасные части. В довершение всего этого, лишь немногие организации проводят анализ документов бухгалтерского учета, чтобы точно измерить истинные затраты на печать и обработку изображений.

Изолированность и разрозненность неуправляемой среды печати стратегически неэффективны и дорогостоящи, но за счет модернизации системы управления печатью эти проблемы могут быть решены. Организации могут самостоятельно сделать первый шаг для оценки их среды печати, используя внутренние ресурсы, чтобы сэкономить средства и отказаться от услуг третьей стороной. Однако, чаще всего, из-за масштаба, сложности и неэффективности самоанализа, многие из них обращаются к управлению услугами печати сторонних специалистов, например, таких как официальные сервисные организации производителей печатных устройств.

Анализ документооборота

Это первый шаг, необходимый для того, чтобы понять фактические затраты на печать, так как экономия ресурсов может быть достигнута только через оптимизацию печати и адаптацию под него всего документооборота.

Выбор модели ценообразования

Контракты могут предложить целый ряд моделей ценообразования, в отличие от традиционных "По факту", где приобретаются расходные материалы и проводятся сервисные мероприятия по мере необходимости, что естественно приводит к регулярным простоям оборудования. Перечислим основные варианты:

• "Эконом" - покрывающий ежемесячные затраты на профилактическое обслуживание печатной техники
• "Комфорт" - покрывающий ежемесячные затраты на любое количество и объём технических работ
• "Клик" - применяющий понятие "цена за страницу", что даёт возможности примерно оценить свои ежемесячные затраты на печать
• "Элит" - ежемесячный платёж, покрывающий все: от оборудования и расходных материалов до обслуживания и запасных частей

Мультивендорность

Это важно, когда организации необходимо изначально сохранить несколько брендов за счет их "функциональности и экономичности". Мы предлагаем поддержку различных производителей в единую точку контракта, принимаем на себя ответственность за переговоры, закупку, а при необходимости и управление несколькими контрактами на обслуживание. Со временем переход на единый бренд позволит достичь оптимальных результатов по затратам на печать.

Текущий контроль

Часто управляемых поставщиков печатных услуг будет получить полный контроль над администрацией, контроль, обслуживание и поддержка среды печати, которые могут включать расширенного справочной посвященная печати проблем.

Централизация документооборота

Это может включать интеграцию процессов печати на бумаге с электронными бизнес-процессами с использованием либо инструментов производителей, либо разработкой и внедрением иных приложений рабочего процесса решения.

Управление изменениями

Через обучение и воспитание управляемого поставщика услуг печати необходимо решить как технические и культурные последствия перехода к новой практике печати.

Как аутсорсинг непрофильных ИТ-функций становится все более популярным среди средних и крупных компаний, обращаясь к третьему лицу управлять и оптимизировать печать среде может принести пользу организации во многих отношениях. Время, деньги и ресурсы больше не впустую из-за неэффективной печати и копирования, инструменты контроля затрат обеспечить видимость на документе расходы и безопасности документов может быть повышена за счет возможности конфиденциальной печати. Если печать осуществляется в внутренний или внешний специалистов, любая стратегия управления печатью должны получить поддержку и сотрудничество между отделами управления выборе поставщика, реализации и текущего управления, в качестве среды печати должны развиваться по мере изменения потребностей бизнеса. Принимая "мыслить масштабно начать с малого" подход может быстро показать, как оценка и оптимизация печати практику одного отдела или местоположение в конечном итоге может перевести на экономию и повышение эффективности на предприятии.

Мы делаем все возможное, чтобы наши услуги были востребованы конечными пользователями. Обеспечивая всестороннюю поддержку своим партнерам, мы тем самым осуществляем инвестиции в будущее. Именно поэтому мы уделяем большое внимание взаимоотношениям с нашими клиентами. Мы хотим, чтобы вам было не только выгодно, но и приятно работать с нами.

Приглашаем вас присоединиться к нашей программе аутсорсинга печати!